Durante un’ispezione da parte del Servizio Prevenzione e Sicurezza negli Ambienti di Lavoro (SPSAL) ci sono due piccole-grandi cose che possono ben disporre l’organo di vigilanza.
La prima è l’ORDINE insieme a sua sorella la PULIZIA.
Perchè è una piccola cosa? Perchè non richiede investimento ma solo costanza e quotidianità.
Ricordate i post sul metodo 5S qui e qui? Bene, in essi è contenuto il nocciolo di ciò che è essenziale per portare avanti questo principio base.
E cosa trasmettiamo all’Ente Ispettivo presentando un’azienda ordinata e pulita? Trasmettiamo impegno, controllo, senso del dovere e volontà di contenere i rischi.
Un’azienda pulita e ordinata è un’azienda dove non si scivola, non si inciampa, dove le macchine non perdono olio e le polveri vengono aspirate o rimosse giornalmente.
E’ come se voi andate per la prima volta a casa di qualcuno: che effetto vi fa se andando in bagno lo trovate lindo e immacolato? E se invece è sporco e con gli asciugamani sgualciti?
E’ la stessa cosa a cui pensa lo SPSAL quando entra in un’azienda.
La seconda piccola grande cosa con cui “far colpo” su un Ente Ispettivo e ben predisporlo all’atto della verifica è la GESTIONE DEI DOCUMENTI.
Ho già parlato, trattando le prime due parti da cui è composto il DVR, dell’importanza di una disamina, all’interno del documento di valutazione dei rischi, della documentazione in materia di sicurezza ed ho fornito anche un modello di schema.
Ma scrive all’interno del DVR se un documento è presente, assente o non applicabile al nostro specifico caso non è sufficiente.
E’ indispensabile che tutta la documentazione relativa alla sicurezza, tutela ambientale e gestione degli edifici di pertinenza dell’azienda sia presente nel luogo dell’ispezione (sede legale o sede produttiva distaccata), sia correttamente catalogata in raccoglitori separati, ordinati per anno e archiviati in un apposito armadio o scaffale.
Io usavo di quelle cartelle spesse chiuse da un bottone. Alcune erano alte anche 20 cm!
In questo modo potevo archiviare in un corretto ordine cronologico ad esempio tutti i vari aggiornamenti del DVR che risultavano facilmente individuabili anche all’Ente Ispettivo.
In generale dovrebbero essere presenti queste “sezioni” di archivio:
- DVR generale
- DVR per rischi specifici (chimico, rumore, vibrazioni, ergonomia, ecc…)
- documentazione relativa alla sorveglianza sanitaria (protocollo, relazioni sanitarie, verbali di sopralluogo, giudizi di idoneità, ecc…)
- documentazione relativa a richieste di malattia professionale e cause legali per motivi di sicurezza sul lavoro
- rapporti con gli enti competenti
- schede di sicurezza (possibilmente divise per mansione)
- documentazione relativa agli impianti (apparecchi a pressione, carriponte, impianto elettrico, centrale termica, ecc..) con relative verifiche
- documentazione relativa agli stabili
- documentazione relativa alla formazione svolta e alla programmazione della formazione annuale.
In sostanza ogni sezione dell’elenco documenti che andiamo ad inserire nel DVR deve avere un corrispettivo fisico nel nostro archivio.
Per esperienza personale posso dire che una buona organizzazione su questi due punti base (ordine e documentazione) porta non solo a una migliore gestione della sicurezza e della vita aziendale, ma anche ad un rapporto più sereno con gli Organi di Vigilanza in fase di ispezione.
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